SISTEM PENOMORAN REKAM MEDIS

System penomoran dikenal dengan istilah numbering system, ini penting artinya untuk kesinambungan informasi. Dengan menggunakan system penomoran, maka informasi-informasi dapat secara runtut dan meminimalkan informasi yang hilang.

Tujuan memberi nomor RM pada dokumen RM adalah mempermudah pencarian kembali dokumen RM yang telah terisi berbagai informasi tentang pasien kemudian dating kembali berobat di sarana pelayanan kesehatan yang sama yaitu dengan mencari nomor RM yang telah diberikan kepada pasien.

Ada 3 sistem pemberian nomor pasien:

• Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System)

System penomoran dimana setiap pasien yang berobat ke rumah sakit selalu mendapatkan nomor baru.

Keuntungan: petugas mudah mengerjakan

Kerugian:

1. Sulit dan membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis   
2.  Informasi medis menjadi tidak berkesinambungan  

•  Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System)

System penomoran dimana system ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat, setiap pasien yang berobat mendapatkan satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit dan digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya.

Keuntungan:

1.  Informasi medis dapat berkesinambungan
2. Semua rekam medis penderita memiliki satu nomor dan terkumpul dalam satu map/folder.
3. Secara tepat memberikan kepada rumah sakit/staf medis satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien.

Kerugian: membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari dokumen rekam medis 

•  Pemberian nomor cara seri unit (Serial Unit Numbering System)

System pemberian nomor dengan menggabungkan system seri dan unit, dimana setiap pasien dating berobat ke rumah sakit diberikan nomor baru, tetapi dokumen rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah nomor yang paling baru.

Apabila satu berkas rekam medis lama diambil dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru, ditempatnya yang lama tersebut harus diberi tanda penunjuk yang menunjukkan kemana rekam medis tersebut telah dipindahkan.

System pemberian nomor yang dianjurkan adalah system unit.

Perubahan system penomoran dari seri ke unit, dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan, sebaiknya pada awal tahun. 
2. Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut (nomor terakhir) dari penomoran seri dapat dipakai sebagai nomor permulaan system unit/seluruhnya dengan rangkaian nomor baru jika perlu. 
3.  Berikan nomor unit baru kepada pasien masuk ulang, ambil RM yang lama dan simpan dibawah nomor yang baru (berikan tracer pada tempat penyimpanan RM yang lama, dengan mencantumkan nomor baru). 
4. Tinggalkan pada tempatnya semula RM dari pasien yang tidak melakukan masuk ulang.